Comment faire pour réserver une salle ?
Votre question plus en détail
Un partenaire extérieur vous demande la réservation d'une salle. Voici la procédure
Réponse à la question
Marche à suivre pour la réservation de salles/amphi.
Toute demande de réservation de salle doit être adressée à Babeth. Celui ou celle qui réceptionne la demande peut simplement informer le demandeur de la disponibilité effective de la salle (consultation du GRR) et transmet les coordonnées électroniques de Babeth en invitant le demandeur à formuler directement et par écrit sa demande (jour, heure, motif).
Si la demande s'inscrit dans le cadre d'une convention qui prévoit la gratuité de la mise à disposition, et si la salle est disponible, la réservation est confirmée par Babeth. Elle formule alors les conditions matérielles d'accueil, notamment lorsqu'il est prévu des à-côtés (pot d'accueil, apéritif, etc.).
Si la demande est "hors convention", elle fait l'objet d'un devis, après consultation éventuelle de la Direction pour juger de l'opportunité d'accueillir (même lorsque nous faisons payer, le sujet de la réunion accueillie peut être incompatible avec le statut de l'établissement : ex. Dénoncer les mensonges d'Etat à propos du loup). Lorsque le devis est accepté, la réservation est confirmée.
Remarque : dans le GRR, Babeth fait une pré-réservation en indiquant "à confirmer", qui est donc levée une fois le devis accepté.
Lorsqu'une réservation est confirmée, alors Corinne et Patricia doivent être systématiquement informées (par courriel) : Patricia pour l'information de la direction, Corinne pour la gestion de la com.
Dans le cas d'une réservation de visio ou d'amphi, mettre en copie, systématiquement, le GU florac-guichet-unique@supagro.fr pour pourvoir anticiper au niveau technique et agenda.
Toute demande de réservation de salle doit être adressée à Babeth. Celui ou celle qui réceptionne la demande peut simplement informer le demandeur de la disponibilité effective de la salle (consultation du GRR) et transmet les coordonnées électroniques de Babeth en invitant le demandeur à formuler directement et par écrit sa demande (jour, heure, motif).
Si la demande s'inscrit dans le cadre d'une convention qui prévoit la gratuité de la mise à disposition, et si la salle est disponible, la réservation est confirmée par Babeth. Elle formule alors les conditions matérielles d'accueil, notamment lorsqu'il est prévu des à-côtés (pot d'accueil, apéritif, etc.).
Si la demande est "hors convention", elle fait l'objet d'un devis, après consultation éventuelle de la Direction pour juger de l'opportunité d'accueillir (même lorsque nous faisons payer, le sujet de la réunion accueillie peut être incompatible avec le statut de l'établissement : ex. Dénoncer les mensonges d'Etat à propos du loup). Lorsque le devis est accepté, la réservation est confirmée.
Remarque : dans le GRR, Babeth fait une pré-réservation en indiquant "à confirmer", qui est donc levée une fois le devis accepté.
Lorsqu'une réservation est confirmée, alors Corinne et Patricia doivent être systématiquement informées (par courriel) : Patricia pour l'information de la direction, Corinne pour la gestion de la com.
Dans le cas d'une réservation de visio ou d'amphi, mettre en copie, systématiquement, le GU florac-guichet-unique@supagro.fr pour pourvoir anticiper au niveau technique et agenda.